Privacy- en bewaarbeleid

Vertaling voor de leesbaarheid. De volledige Engelse referentietekst blijft hieronder beschikbaar. Volledige Engelse referentietekst ↓

1. Wie is verantwoordelijk

AZ Technologies SRL is de verwerkingsverantwoordelijke voor de website van Renovae, pilotaanvragen, accountregistratie, zakelijke contacten, het doorverwijsprogramma, administratie, beveiliging, facturatie en gegevens van dienstaccounts. Contact: hello@aztechnologies.be. De volledige bedrijfsgegevens staan in de Wettelijke vermeldingen.

Voor foto's, panorama's, vastgoedinformatie en andere inhoud die een klant namens zijn agentschap, verkoper, verhuurder, ontwikkelaar of cliënt uploadt, bepaalt de klant normaal waarom die gegevens worden gebruikt en treedt hij op als verwerkingsverantwoordelijke. AZ Technologies SRL treedt dan op als verwerker op grond van de Verwerkersovereenkomst.

2. Gegevens die wij verwerken

Zakelijke contacten: naam, agentschap, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, berichten en pilot- of verkoophistoriek.
Accountregistratie: voor- en achternaam, e-mailadres, wachtwoord (uitsluitend opgeslagen als een eenrichtingshash), optioneel telefoonnummer, professionele functie, de aanvaarde versies van de voorwaarden en het privacybeleid en het tijdstip van aanvaarding, een sleutelgebonden hash van het IP-adres en de useragent van de browser bij aanvaarding, of het e-mailadres is bevestigd en registraties van eventuele toestemming voor productmails en de intrekking daarvan.
Doorverwijsgegevens: de doorverwijzingslink waarmee een organisatie zich registreerde, wanneer die link voor het eerst werd geopend en de verwijzende partner of klant, om het doorverwijsprogramma te beheren en commissies te berekenen.
Werkruimtegegevens: informatie over de onderneming, uitnodigingen, projecten, panden, kamers, toegang, publicatie en configuratie.
Klantinhoud: geüploade foto's en panorama's, generatie-instructies, renovatievoorkeuren, AI-resultaten, miniaturen en geëxporteerde rondleidingen.
Technische en beveiligingsgegevens: IP-adres, aanvraag- en foutlogboeken, apparaat- en browserinformatie, authenticatie- en sessie-identificatoren en Turnstile-signalen tegen misbruik. Met uw optionele toestemming voor statistieken meet onze zelfgehoste Umami-dienst paginaweergaven en geaggregeerde statistieken over verwijzende sites, browsers, apparaten en landen, zonder analytische cookies.
Gebruiks- en commerciële gegevens: bezochte werkruimteonderdelen, gebruik van belangrijke productacties, generatieaanvragen en bewerkingscategorieën, model of leverancier, token- of creditverbruik, geschatte leverancierskosten, tijdstippen, statussen en waar toepasselijk factuur- of btw-informatie. Productstatistieken bevatten geen generatie-instructies, beelden, IP-adressen of browserfingerprints.
Supportgegevens: chatberichten, een pseudonieme identificator van de supportsessie, technische verbindingsgegevens, probleemmeldingen en vrijwillig aangeleverd materiaal om een probleem te onderzoeken. Renovae stuurt de naam, het e-mailadres of de bedrijfsnaam van de aangemelde gebruiker niet automatisch naar de chatleverancier.

2A. Mobiele opname-app van Renovae

De mobiele app is een opnamehulpmiddel voor een bestaande zakelijke Renovae-werkruimte. De app meldt zich aan met het account van die werkruimte en bewaart het toegangstoken in beveiligde apparaatopslag waar die beschikbaar is. De app maakt geen accounts aan en publiceert geen rondleidingen.

Wanneer u ervoor kiest een foto te nemen of te importeren, gebruikt de app de camera of het geselecteerde bestand en bewaart een kopie in haar privéopslag zolang de upload in afwachting is. Voordat een JPEG- of PNG-beeld in de wachtrij komt, verwijdert de app de locatiegegevens (GPS) die in het bestand zijn opgenomen; andere metadata, zoals opnametijdstip en oriëntatie, blijven behouden. De app vraagt geen toegang tot de locatie van het apparaat.

Bij begeleide 360-opnamen gebruikt de app de oriëntatie van de telefoon om elke opname te begeleiden. De app bewaart bronfoto's en een herstelbaar concept op het apparaat. Om een voorbeeld samen te stellen, uploadt de app die bronfoto's, hun opnametijdstippen en oriëntatiemetingen, en de naam en het gezichtsveld van de camera en het telefoonplatform (iOS of Android) naar Renovae voordat u het voltooide panorama aanvaardt. Onze private panoramawerker gebruikt die gegevens om het voorbeeld uit te lijnen en samen te voegen. Aanvaarding van het voorbeeld voegt het resultaat aan het pand toe. Bij weigering van een voltooid voorbeeld worden de geüploade bronfoto's en het voorbeeld van die opname verwijderd, en daarna het lokale concept, zodat u de kamer opnieuw kunt fotograferen. Als het verwijderen mislukt, bewaart de app het concept en vraagt zij u het opnieuw te proberen.

Gewone foto's die al zijn gesynchroniseerd, worden bij een latere start uit de privéwachtrij van de app verwijderd; 360-bronbestanden kunnen op het apparaat blijven totdat het concept wordt weggegooid of de app wordt verwijderd. Serverkopieën van opnamen die nog lopen of op beoordeling wachten, staan los van het lokale concept en vallen onder de onderstaande bewaarregels voor werkruimte-inhoud. U kunt uw account rechtstreeks in de app verwijderen (Instellingen, Account verwijderen) door uw wachtwoord te bevestigen; een verwijderd account kan 30 dagen worden hersteld, waarna de gegevens volgens het onderstaande bewaarschema worden verwijderd. U kunt ook contact opnemen met hello@aztechnologies.be om verwijdering van geüpload opnamemateriaal of andere persoonsgegevens te vragen.

3. Doeleinden en rechtsgronden

Om pilotaanvragen te beoordelen en op verzoek stappen vóór het sluiten van een overeenkomst te ondernemen: precontractuele maatregelen.
Om accounts te registreren, proefperiodes te beheren, e-mailadressen te bevestigen en werkruimten, generaties, opslag, publicatie, ondersteuning en facturatie te bieden: uitvoering van een overeenkomst of op verzoek ondernomen stappen vóór het sluiten daarvan.
Om bewijs van aanvaarde voorwaarden te bewaren, misbruik of geautomatiseerde registraties te voorkomen en het doorverwijsprogramma en de commissies te beheren: onze gerechtvaardigde belangen en, voor commissies, uitvoering van de overeenkomst met de verwijzer.
Om de dienst te beveiligen, misbruik te voorkomen, leverancierskosten te meten, te begrijpen welke productfuncties nuttig zijn, betrouwbaarheid en gebruiksgemak te verbeteren en B2B-relaties te beheren: onze gerechtvaardigde belangen, afgewogen tegen de betrokken rechten.
Om boekhoudkundige, fiscale, nalevings- en geschillendossiers te bewaren: wettelijke verplichtingen en de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen.
Om optionele Umami-bezoekersstatistieken of de Crisp-supportchat te laden: uw afzonderlijke toestemming voor elk doel, die via Cookie-instellingen kan worden ingetrokken zonder de kerndienst te blokkeren.
Om optioneel productnieuws en tips te sturen: toestemming via het niet vooraf aangevinkte vakje bij registratie, die op elk moment kan worden ingetrokken. Wij beschouwen een pilotaanvraag of registratie niet als toestemming voor marketing. Een niet-bevestigd e-mailadres ontvangt alleen de bevestigingsmail en de door dat adres zelf geïnitieerde berichten over wachtwoordherstel of het account.

4. Leveranciers en doorgiften

Wij delen gegevens alleen waar dat nodig is om de dienst te leveren, de wet na te leven, rechten te beschermen of een zakelijke transactie met passende waarborgen te voltooien. Huidige dienstverleners kunnen zijn: OVHcloud voor hosting en onze zelfgehoste Umami-statistieken, Supabase voor de PostgreSQL-productiedatabase en Neon voor de bewaarde database van vóór de migratie, Cloudflare voor R2-opslag en Turnstile-beveiliging, Clerk voor beheerdersauthenticatie, Zoho Mail en Resend voor e-mailbezorging, Stripe voor betalingen, Crisp voor optionele, door de gebruiker geïnitieerde supportchat, en OpenAI en fal.ai voor AI-verwerking van beelden en video.

Sommige leveranciers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wij baseren ons waar beschikbaar op een adequaatheidsbesluit of op contractuele waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en de verwerkingsvoorwaarden van de leverancier. Verwerkingslocaties en subverwerkers kunnen veranderen; de Verwerkersovereenkomst beschrijft de kennisgevingsprocedure voor wezenlijke wijzigingen.

OpenAI verklaart dat API-gegevens standaard niet worden gebruikt om zijn modellen te trainen. Afhankelijk van het eindpunt en de accountinstellingen kunnen logboeken voor misbruikcontrole van de leverancier ingediende inhoud tot 30 dagen bewaren. Klanten moeten daarom onnodige persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie in beelden en generatie-instructies vermijden.

5. Bewaarschema

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het aangegeven doel en verwijderen of anonimiseren ze daarna onomkeerbaar, tenzij de wet of een lopend geschil een langere bewaring vereist.

Niet-succesvolle of inactieve pilotaanvragen: tot 12 maanden na het laatste betekenisvolle contact.
Dossiers over de zakelijke relatie en ondersteuning: gedurende de relatie en tot 24 maanden daarna, tenzij zij langer nodig zijn voor een aanspraak.
Werkruimte-inhoud en AI-resultaten: zolang de werkruimte of uitnodiging actief is; normaal verwijderd uit de actieve opslag binnen 30 dagen na verval, intrekking, beëindiging of een geldig verwijderingsverzoek.
Inhoud van selfserviceproeven: als een online geregistreerde organisatie nooit een abonnement neemt, wordt haar geüploade en gegenereerde inhoud verwijderd 90 dagen na het einde van haar proefperiode zonder activiteit, na een waarschuwing wanneer het e-mailadres is bevestigd. Het account zelf blijft bewaard totdat het wordt verwijderd.
Accountregistratie- en toestemmingsgegevens: gedurende de levensduur van het account en tot 24 maanden na verwijdering ervan, om te bewijzen wat werd aanvaard of waarvoor toestemming werd gegeven.
Registratiestatistieken: tot 180 dagen; zij bevatten geen naam, e-mailadres of onbewerkt IP-adres.
Doorverwijsgegevens: gedurende de doorverwijsrelatie en commissieperiode, en langer wanneer een commissie werd betaald, gedurende de hieronder vermelde boekhoudkundige bewaartermijn.
Verwijderde of vervallen inhoud in versleutelde back-ups: overschreven tijdens de back-upcyclus, normaal binnen 90 dagen.
Sessie- en uitnodigingsgegevens: tot verval of intrekking, daarna alleen bewaard waar nodig voor beveiligings- en auditdossiers, normaal niet langer dan 12 maanden.
Beveiligings-, aanvraag- en foutlogboeken: normaal tot 12 maanden, of langer waar vereist om een incident te onderzoeken.
Generatiegebruik en kostengegevens: normaal 24 maanden; geaggregeerde gegevens die geen persoon meer identificeren, kunnen langer worden bewaard.
Gebeurtenissen over werkruimtepagina's en functiegebruik: tot 180 dagen; zij gebruiken vaste categorieën en zijn niet gekoppeld aan generatie-instructies of media-inhoud.
Facturen, boekhouding, btw en wettelijk vereiste documenten: gedurende de toepasselijke Belgische wettelijke bewaartermijn, momenteel tien jaar. Factuurgegevens blijven bewaard, ook wanneer het bijbehorende account of de organisatie wordt verwijderd.
Verwerkingskopieën bij OpenAI: onderworpen aan de hierboven beschreven leveranciersinstellingen, mogelijk tot 30 dagen na een API-aanvraag.

6. Uw rechten

Afhankelijk van de omstandigheden kan een persoon inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid vragen, of bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen. Toestemming kan worden ingetrokken zonder de eerdere rechtmatige verwerking aan te tasten. Wij moeten mogelijk de identiteit controleren en kunnen een verzoek naar de klant doorverwijzen wanneer die klant de verwerkingsverantwoordelijke is.

Stuur verzoeken naar hello@aztechnologies.be. U kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via dataprotectionauthority.be. Wij gebruiken Renovae-gegevens niet voor uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die rechtsgevolgen of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor personen hebben.

7. Beveiliging en incidenten

Wij gebruiken maatregelen die gegevens moeten beschermen, waaronder afgebakende toegang, gehashte uitnodigings- en sessietokens in de database, beveiligde cookies, toegangscontroles bij leveranciers en gescheiden opslag. Geen enkele internetdienst is zonder risico. Klanten moeten controleren wie uitnodigings- en publicatielinks ontvangt en ons vermoedelijke compromittering onmiddellijk melden.

8. B2B-dienst en wijzigingen

Renovae is bedoeld voor professionele gebruikers en niet voor kinderen. Wij kunnen dit beleid bijwerken wanneer de dienst, leveranciers of wetgeving veranderen. De huidige versie en ingangsdatum blijven hier beschikbaar.

Volledige Engelse referentietekst

1. Who is responsible

AZ Technologies SRL is the controller for Renovae's website, pilot applications, account registration, business contacts, referral programme, administration, security, billing, and service-account data. Contact: hello@aztechnologies.be. Full company details are in the Legal Notice.

For photographs, panoramas, property information, and other content uploaded by a customer on behalf of its agency, seller, landlord, developer, or client, the customer normally decides why that data is used and acts as controller. AZ Technologies SRL then acts as processor under the Data Processing Addendum.

2. Data we process

Business contacts: name, agency, business email, telephone number, messages, and pilot or sales history.
Account registration: first and last name, email address, password (stored only as a one-way hash), optional telephone number, professional role, the versions of the terms and privacy policy accepted and when, a keyed hash of the IP address and the browser user agent at acceptance, whether the email address is confirmed, and records of any product-email consent and its withdrawal.
Referral data: the referral link through which an organization registered, when that link was first opened, and the referring partner or customer, so that the referral programme can be administered and commissions calculated.
Workspace data: company, invitation, project, property, room, access, publication, and configuration information.
Customer content: uploaded photographs and panoramas, prompts, renovation preferences, AI outputs, thumbnails, and exported tours.
Technical and security data: IP address, request and error logs, device/browser information, authentication and session identifiers, and Turnstile anti-abuse signals. With your optional analytics consent, our self-hosted Umami service measures page views and aggregate referrer, browser, device, and country statistics without analytics cookies.
Usage and commercial data: visited workspace areas, use of key product actions, generation requests and edit categories, model/provider, token or credit consumption, estimated provider cost, timestamps, status, and billing or VAT information where applicable. Product analytics do not contain prompts, images, IP addresses, or browser fingerprints.
Support data: chat messages, a pseudonymous support-session identifier, technical connection data, issue reports, and material voluntarily supplied to diagnose a problem. Renovae does not automatically send the signed-in user's name, email address, or company name to the chat provider.

2A. Renovae mobile capture app

The mobile app is a capture companion for an existing Renovae business workspace. It signs in with that workspace's account and stores the access token in protected device storage where available. It does not create accounts or publish tours.

When you choose to take or import a photo, the app accesses the camera or the selected file and keeps a copy in its private storage while it is waiting to upload. Before a JPEG or PNG image is queued, the app removes any location (GPS) data embedded in the file; other metadata, such as capture time and orientation, is kept. The app does not request access to the device's location.

For guided 360 capture, the app uses the phone's orientation to guide each shot. It saves source photos and a recoverable draft on the device. To assemble a preview, it uploads those source photos, their capture timestamps and orientation measurements, and the camera's name, field of view and the phone platform (iOS or Android) to Renovae before you accept the finished panorama. Our private panorama worker uses them to align and stitch the preview. Accepting the preview adds the result to the property. Declining a finished preview removes that capture's uploaded source photos and preview, then removes its local draft so you can photograph the room again. If deletion fails, the app keeps the draft and asks you to retry.

Ordinary photos already synchronized are cleared from the app's private queue on a later launch; 360 source files can remain on the device until the draft is discarded or the app is removed. Server-side copies of captures still in progress or awaiting review are separate from the local draft and are covered by the workspace-content retention rules below. You can delete your account directly in the app (Settings, Delete account) by confirming your password; a deleted account can be restored for 30 days, after which its data is deleted under the retention schedule below. You can also contact hello@aztechnologies.be to request deletion of uploaded capture material or other personal data.

3. Purposes and legal bases

To review pilot applications and take steps requested before a contract: pre-contractual measures.
To register accounts, run trials, confirm email addresses, provide workspaces, generations, storage, publication, support, and billing: performance of a contract or steps requested before one.
To keep proof of the terms accepted, prevent abusive or automated registrations, and administer the referral programme and its commissions: our legitimate interests and, for commissions, performance of the contract with the referrer.
To secure the service, prevent abuse, measure provider costs, understand which product functions are useful, improve reliability and usability, and manage B2B relationships: our legitimate interests, balanced against affected rights.
To keep accounting, tax, compliance, and dispute records: legal obligations and establishment, exercise, or defence of legal claims.
To load optional Umami audience measurement or Crisp support chat: your separate consent to each purpose, which can be withdrawn through Cookie settings without blocking the core service.
To send optional product news and tips: consent given with the unticked box at registration, which can be withdrawn at any time. We do not treat a pilot application or a registration as consent to marketing. An email address that has not been confirmed receives only the confirmation email and the password-reset or account notices it triggers.

4. Providers and transfers

We disclose data only where needed to operate the service, comply with law, protect rights, or complete a business transaction subject to appropriate safeguards. Current service providers may include OVHcloud for hosting and our self-hosted Umami analytics, Supabase for production PostgreSQL and Neon for the retained pre-migration database, Cloudflare for R2 storage and Turnstile security, Clerk for administrator authentication, Zoho Mail and Resend for email delivery, Stripe for payments, Crisp for optional user-initiated support chat, and OpenAI and fal.ai for AI image and video processing.

Some providers may process data outside the European Economic Area. We rely on an adequacy decision where available or contractual safeguards such as the European Commission's standard contractual clauses and the provider's data-processing terms. Provider locations and subprocessors may change; the DPA explains the notice process for material changes.

OpenAI states that API data is not used to train its models by default. Depending on the endpoint and account controls, provider abuse-monitoring logs may retain submitted content for up to 30 days. Customers should therefore avoid unnecessary personal or confidential information in images and prompts.

5. Retention schedule

We keep personal data only as long as needed for the stated purpose, then delete or irreversibly anonymize it unless law or an active dispute requires longer retention.

Unsuccessful or inactive pilot applications: up to 12 months after the last meaningful contact.
Business relationship and support records: for the relationship and up to 24 months afterward, unless needed longer for a claim.
Workspace content and AI outputs: while the workspace or invitation is active; normally deleted from active storage within 30 days after expiry, revocation, termination, or a valid deletion request.
Self-serve trial content: if an organization that registered online never subscribes, its uploaded and generated content is deleted 90 days after the end of its trial without activity, after a warning where its email address is confirmed. The account itself is kept until it is deleted.
Account registration and consent records: for the life of the account and up to 24 months after its deletion, to prove what was accepted or consented to.
Signup statistics: up to 180 days; they contain no name, email address or raw IP address.
Referral records: for the referral relationship and the commission period, and longer where a commission was paid, for the accounting retention period below.
Deleted or expired content in encrypted backups: overwritten through the backup cycle, normally within 90 days.
Session and invitation data: until expiry or revocation, then retained only where necessary for security and audit records, normally no longer than 12 months.
Security, request, and error logs: normally up to 12 months, or longer where required to investigate an incident.
Generation usage and cost records: normally 24 months; aggregated records that no longer identify a person may be kept longer.
Workspace page and feature-use events: up to 180 days; they use fixed categories and are not linked to prompts or media content.
Invoices, accounting, VAT, and legally required records: for the applicable Belgian statutory retention period, currently ten years. Invoice records are kept even when the related account or organization is deleted.
OpenAI processing copies: subject to the provider controls described above, potentially up to 30 days after an API request.

6. Your rights

Depending on the circumstances, an individual may ask for access, correction, deletion, restriction, portability, or object to processing based on legitimate interests. Consent can be withdrawn without affecting earlier lawful processing. We may need to verify identity and may direct a request to the customer where that customer is the controller.

Send requests to hello@aztechnologies.be. You may also complain to the Belgian Data Protection Authority at dataprotectionauthority.be. We do not use Renovae data for solely automated decisions that produce legal or similarly significant effects on individuals.

7. Security and incidents

We use measures intended to protect data, including scoped access, hashed invitation/session tokens in the database, secure cookies, provider access controls, and separated storage. No internet service is risk-free. Customers must control who receives invitation and publication links and notify us promptly of suspected compromise.

8. B2B service and changes

Renovae is intended for professional users and not for children. We may update this policy when the service, providers, or law changes. The current version and effective date will remain available here.