Politique de confidentialité et de conservation

Traduction fournie pour faciliter la lecture. Le texte de référence anglais intégral reste disponible ci-dessous. Texte de référence anglais intégral ↓

1. Qui est responsable

AZ Technologies SRL est responsable du traitement pour le site web de Renovae, les candidatures au programme pilote, la création de comptes, les contacts professionnels, le programme de parrainage, l’administration, la sécurité, la facturation et les données des comptes de service. Contact : hello@aztechnologies.be. Les coordonnées complètes de l’entreprise figurent dans les Mentions légales.

Pour les photographies, panoramas, informations immobilières et autres contenus importés par un client pour le compte de son agence, d’un vendeur, d’un bailleur, d’un promoteur ou d’un client, le client décide normalement des finalités d’utilisation de ces données et agit en qualité de responsable du traitement. AZ Technologies SRL agit alors en qualité de sous-traitant au titre de l’Accord de traitement des données.

2. Données que nous traitons

Contacts professionnels : nom, agence, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone, messages et historique du programme pilote ou des échanges commerciaux.
Création de compte : prénom et nom, adresse e-mail, mot de passe (stocké uniquement sous la forme d’une empreinte de hachage à sens unique), numéro de téléphone facultatif, fonction professionnelle, versions des conditions et de la politique de confidentialité acceptées et moment de leur acceptation, empreinte de hachage à clé de l’adresse IP et agent utilisateur du navigateur lors de l’acceptation, état de confirmation de l’adresse e-mail et traces de tout consentement aux e-mails produit et de son retrait.
Données de parrainage : lien de parrainage par lequel une organisation s’est inscrite, date de première ouverture de ce lien et partenaire ou client parrain, afin d’administrer le programme de parrainage et de calculer les commissions.
Données de l’espace de travail : informations relatives à l’entreprise, aux invitations, aux projets, aux biens, aux pièces, aux accès, aux publications et à la configuration.
Contenus du client : photographies et panoramas importés, instructions de génération, préférences de rénovation, résultats IA, miniatures et visites exportées.
Données techniques et de sécurité : adresse IP, journaux de requêtes et d’erreurs, informations sur l’appareil et le navigateur, identifiants d’authentification et de session, et signaux anti-abus de Turnstile. Avec votre consentement facultatif à la mesure d’audience, notre service Umami auto-hébergé mesure les pages vues ainsi que des statistiques agrégées sur les sites référents, navigateurs, appareils et pays, sans cookies de mesure d’audience.
Données d’utilisation et commerciales : zones de l’espace de travail consultées, utilisation des principales actions du produit, demandes de génération et catégories de retouches, modèle et fournisseur, consommation de jetons ou de crédits, coût estimé du fournisseur, horodatages, états et informations de facturation ou de TVA, le cas échéant. Les statistiques d’utilisation du produit ne contiennent ni instructions de génération, ni images, ni adresses IP, ni empreintes numériques de navigateur.
Données d’assistance : messages du chat, identifiant pseudonyme de session d’assistance, données techniques de connexion, signalements de problèmes et éléments fournis volontairement pour diagnostiquer un problème. Renovae ne transmet pas automatiquement le nom, l’adresse e-mail ou le nom de l’entreprise de l’utilisateur connecté au fournisseur du chat.

2A. Application mobile de capture Renovae

L’application mobile est un outil de capture complémentaire à un espace de travail professionnel Renovae existant. Elle utilise le compte de cet espace pour la connexion et conserve le jeton d’accès dans un stockage protégé de l’appareil lorsqu’un tel stockage est disponible. Elle ne crée pas de comptes et ne publie pas de visites.

Lorsque vous choisissez de prendre ou d’importer une photo, l’application accède à l’appareil photo ou au fichier sélectionné et en conserve une copie dans son stockage privé dans l’attente de l’envoi. Avant de mettre une image JPEG ou PNG en file d’attente, l’application supprime les données de localisation (GPS) intégrées au fichier ; les autres métadonnées, comme l’heure et l’orientation de la prise de vue, sont conservées. L’application ne demande pas l’accès à la position géographique de l’appareil.

Pour la capture 360 guidée, l’application utilise l’orientation du téléphone pour guider chaque prise de vue. Elle enregistre les photos sources et un brouillon récupérable sur l’appareil. Pour assembler un aperçu, elle envoie à Renovae ces photos sources, leurs horodatages de capture et les mesures d’orientation, ainsi que le nom et le champ de vision de l’appareil photo et la plateforme du téléphone (iOS ou Android), avant que vous acceptiez le panorama terminé. Notre service privé de traitement des panoramas les utilise pour aligner et assembler l’aperçu. L’acceptation de l’aperçu ajoute le résultat au bien. Le refus d’un aperçu terminé supprime les photos sources envoyées et l’aperçu de cette capture, puis son brouillon local, afin que vous puissiez photographier à nouveau la pièce. Si la suppression échoue, l’application conserve le brouillon et vous demande de réessayer.

Les photos ordinaires déjà synchronisées sont retirées de la file d’attente privée de l’application lors d’un lancement ultérieur ; les fichiers sources 360 peuvent rester sur l’appareil jusqu’à l’abandon du brouillon ou à la désinstallation de l’application. Les copies côté serveur des captures encore en cours ou en attente de validation sont distinctes du brouillon local et relèvent des règles de conservation des contenus de l’espace de travail ci-dessous. Vous pouvez supprimer votre compte directement dans l’application (Réglages, Supprimer le compte) en confirmant votre mot de passe ; un compte supprimé peut être restauré pendant 30 jours, après quoi ses données sont supprimées selon le calendrier de conservation ci-dessous. Vous pouvez aussi contacter hello@aztechnologies.be pour demander la suppression de contenus de capture envoyés ou d’autres données à caractère personnel.

3. Finalités et bases juridiques

Pour examiner les candidatures au programme pilote et prendre les mesures demandées avant la conclusion d’un contrat : mesures précontractuelles.
Pour créer des comptes, gérer les essais, confirmer les adresses e-mail, fournir les espaces de travail, les générations, le stockage, la publication, l’assistance et la facturation : exécution d’un contrat ou mesures demandées avant sa conclusion.
Pour conserver la preuve des conditions acceptées, empêcher les inscriptions abusives ou automatisées et administrer le programme de parrainage et ses commissions : nos intérêts légitimes et, pour les commissions, l’exécution du contrat avec le parrain.
Pour sécuriser le service, prévenir les abus, mesurer les coûts des fournisseurs, comprendre quelles fonctionnalités du produit sont utiles, améliorer la fiabilité et la facilité d’utilisation et gérer les relations B2B : nos intérêts légitimes, mis en balance avec les droits des personnes concernées.
Pour conserver les pièces comptables, fiscales, de conformité et relatives aux litiges : obligations légales et constatation, exercice ou défense de droits en justice.
Pour charger la mesure d’audience facultative Umami ou le chat d’assistance Crisp : votre consentement distinct pour chaque finalité, qui peut être retiré au moyen des Paramètres des cookies sans bloquer le service principal.
Pour envoyer des nouveautés et conseils facultatifs sur le produit : le consentement donné au moyen de la case non précochée lors de l’inscription, qui peut être retiré à tout moment. Nous ne considérons pas une candidature au programme pilote ou une inscription comme un consentement au marketing. Une adresse e-mail qui n’a pas été confirmée ne reçoit que l’e-mail de confirmation et les messages de réinitialisation du mot de passe ou les notifications de compte qu’elle déclenche.

4. Fournisseurs et transferts

Nous ne communiquons des données que lorsque cela est nécessaire à l’exploitation du service, au respect de la loi, à la protection de droits ou à la réalisation d’une opération commerciale assortie de garanties appropriées. Les prestataires actuels peuvent comprendre OVHcloud pour l’hébergement et notre mesure d’audience Umami auto-hébergée, Supabase pour la base PostgreSQL de production et Neon pour la base conservée après la migration, Cloudflare pour le stockage R2 et la sécurité Turnstile, Clerk pour l’authentification des administrateurs, Zoho Mail et Resend pour l’envoi d’e-mails, Stripe pour les paiements, Crisp pour le chat d’assistance facultatif ouvert à l’initiative de l’utilisateur, ainsi qu’OpenAI et fal.ai pour le traitement d’images et de vidéos par IA.

Certains fournisseurs peuvent traiter des données en dehors de l’Espace économique européen. Nous nous appuyons sur une décision d’adéquation lorsqu’elle existe, ou sur des garanties contractuelles telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne et les conditions de traitement des données du fournisseur. Les lieux de traitement et les sous-traitants des fournisseurs peuvent évoluer ; l’Accord de traitement des données décrit la procédure de notification des changements importants.

OpenAI indique que les données de l’API ne sont pas utilisées par défaut pour entraîner ses modèles. Selon le point de terminaison et les contrôles du compte, les journaux de surveillance des abus du fournisseur peuvent conserver les contenus soumis pendant une durée pouvant aller jusqu’à 30 jours. Les clients doivent donc éviter les informations personnelles ou confidentielles non nécessaires dans les images et les instructions de génération.

5. Calendrier de conservation

Nous ne conservons les données à caractère personnel que pendant la durée nécessaire à la finalité indiquée, puis nous les supprimons ou les anonymisons de manière irréversible, sauf si la loi ou un litige en cours exige une conservation plus longue.

Candidatures au programme pilote non retenues ou inactives : jusqu’à 12 mois après le dernier contact significatif.
Dossiers de relation commerciale et d’assistance : pendant la relation et jusqu’à 24 mois après sa fin, sauf nécessité d’une conservation plus longue pour une réclamation.
Contenus de l’espace de travail et résultats IA : tant que l’espace de travail ou l’invitation est actif ; normalement supprimés du stockage actif dans les 30 jours suivant l’expiration, la révocation, la résiliation ou une demande valable de suppression.
Contenus des essais en libre-service : si une organisation inscrite en ligne ne souscrit jamais d’abonnement, ses contenus importés et générés sont supprimés 90 jours après la fin de son essai sans activité, après un avertissement lorsque son adresse e-mail est confirmée. Le compte lui-même est conservé jusqu’à sa suppression.
Données de création de compte et preuves de consentement : pendant la durée de vie du compte et jusqu’à 24 mois après sa suppression, afin de prouver ce qui a été accepté ou consenti.
Statistiques d’inscription : jusqu’à 180 jours ; elles ne contiennent ni nom, ni adresse e-mail, ni adresse IP brute.
Données de parrainage : pendant la relation de parrainage et la période de commission, et plus longtemps lorsqu’une commission a été versée, pendant la durée de conservation comptable indiquée ci-dessous.
Contenus supprimés ou expirés dans les sauvegardes chiffrées : écrasés au cours du cycle de sauvegarde, normalement dans les 90 jours.
Données de session et d’invitation : jusqu’à l’expiration ou la révocation, puis conservées uniquement si nécessaire pour la sécurité et les dossiers d’audit, normalement pendant 12 mois au maximum.
Journaux de sécurité, de requêtes et d’erreurs : normalement jusqu’à 12 mois, ou plus longtemps lorsque cela est nécessaire pour enquêter sur un incident.
Données d’utilisation des générations et de coûts : normalement 24 mois ; les données agrégées ne permettant plus d’identifier une personne peuvent être conservées plus longtemps.
Événements de consultation des pages et d’utilisation des fonctionnalités de l’espace de travail : jusqu’à 180 jours ; ils utilisent des catégories fixes et ne sont pas associés aux instructions de génération ou aux contenus multimédias.
Factures, pièces comptables, documents de TVA et documents légalement requis : pendant la durée légale de conservation applicable en Belgique, actuellement dix ans. Les données des factures sont conservées même lorsque le compte ou l’organisation concerné est supprimé.
Copies de traitement OpenAI : sous réserve des contrôles du fournisseur décrits ci-dessus, potentiellement jusqu’à 30 jours après une requête API.

6. Vos droits

Selon les circonstances, une personne peut demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou la portabilité de ses données, ou s’opposer à un traitement fondé sur les intérêts légitimes. Le consentement peut être retiré sans affecter la licéité des traitements antérieurs. Nous pouvons devoir vérifier l’identité du demandeur et orienter une demande vers le client lorsque ce dernier est responsable du traitement.

Adressez les demandes à hello@aztechnologies.be. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données belge à l’adresse dataprotectionauthority.be. Nous n’utilisons pas les données Renovae pour des décisions exclusivement automatisées produisant des effets juridiques ou des effets d’importance similaire sur les personnes.

7. Sécurité et incidents

Nous mettons en œuvre des mesures visant à protéger les données, notamment des accès limités au périmètre nécessaire, des empreintes de hachage des jetons d’invitation et de session dans la base de données, des cookies sécurisés, des contrôles d’accès chez les fournisseurs et un stockage séparé. Aucun service internet n’est exempt de risques. Les clients doivent contrôler les destinataires des liens d’invitation et de publication et nous signaler rapidement toute compromission suspectée.

8. Service B2B et modifications

Renovae est destiné aux utilisateurs professionnels et non aux enfants. Nous pouvons mettre à jour la présente politique lorsque le service, les fournisseurs ou la législation évoluent. La version actuelle et sa date d’entrée en vigueur resteront disponibles sur cette page.

Texte de référence anglais intégral

1. Who is responsible

AZ Technologies SRL is the controller for Renovae's website, pilot applications, account registration, business contacts, referral programme, administration, security, billing, and service-account data. Contact: hello@aztechnologies.be. Full company details are in the Legal Notice.

For photographs, panoramas, property information, and other content uploaded by a customer on behalf of its agency, seller, landlord, developer, or client, the customer normally decides why that data is used and acts as controller. AZ Technologies SRL then acts as processor under the Data Processing Addendum.

2. Data we process

Business contacts: name, agency, business email, telephone number, messages, and pilot or sales history.
Account registration: first and last name, email address, password (stored only as a one-way hash), optional telephone number, professional role, the versions of the terms and privacy policy accepted and when, a keyed hash of the IP address and the browser user agent at acceptance, whether the email address is confirmed, and records of any product-email consent and its withdrawal.
Referral data: the referral link through which an organization registered, when that link was first opened, and the referring partner or customer, so that the referral programme can be administered and commissions calculated.
Workspace data: company, invitation, project, property, room, access, publication, and configuration information.
Customer content: uploaded photographs and panoramas, prompts, renovation preferences, AI outputs, thumbnails, and exported tours.
Technical and security data: IP address, request and error logs, device/browser information, authentication and session identifiers, and Turnstile anti-abuse signals. With your optional analytics consent, our self-hosted Umami service measures page views and aggregate referrer, browser, device, and country statistics without analytics cookies.
Usage and commercial data: visited workspace areas, use of key product actions, generation requests and edit categories, model/provider, token or credit consumption, estimated provider cost, timestamps, status, and billing or VAT information where applicable. Product analytics do not contain prompts, images, IP addresses, or browser fingerprints.
Support data: chat messages, a pseudonymous support-session identifier, technical connection data, issue reports, and material voluntarily supplied to diagnose a problem. Renovae does not automatically send the signed-in user's name, email address, or company name to the chat provider.

2A. Renovae mobile capture app

The mobile app is a capture companion for an existing Renovae business workspace. It signs in with that workspace's account and stores the access token in protected device storage where available. It does not create accounts or publish tours.

When you choose to take or import a photo, the app accesses the camera or the selected file and keeps a copy in its private storage while it is waiting to upload. Before a JPEG or PNG image is queued, the app removes any location (GPS) data embedded in the file; other metadata, such as capture time and orientation, is kept. The app does not request access to the device's location.

For guided 360 capture, the app uses the phone's orientation to guide each shot. It saves source photos and a recoverable draft on the device. To assemble a preview, it uploads those source photos, their capture timestamps and orientation measurements, and the camera's name, field of view and the phone platform (iOS or Android) to Renovae before you accept the finished panorama. Our private panorama worker uses them to align and stitch the preview. Accepting the preview adds the result to the property. Declining a finished preview removes that capture's uploaded source photos and preview, then removes its local draft so you can photograph the room again. If deletion fails, the app keeps the draft and asks you to retry.

Ordinary photos already synchronized are cleared from the app's private queue on a later launch; 360 source files can remain on the device until the draft is discarded or the app is removed. Server-side copies of captures still in progress or awaiting review are separate from the local draft and are covered by the workspace-content retention rules below. You can delete your account directly in the app (Settings, Delete account) by confirming your password; a deleted account can be restored for 30 days, after which its data is deleted under the retention schedule below. You can also contact hello@aztechnologies.be to request deletion of uploaded capture material or other personal data.

3. Purposes and legal bases

To review pilot applications and take steps requested before a contract: pre-contractual measures.
To register accounts, run trials, confirm email addresses, provide workspaces, generations, storage, publication, support, and billing: performance of a contract or steps requested before one.
To keep proof of the terms accepted, prevent abusive or automated registrations, and administer the referral programme and its commissions: our legitimate interests and, for commissions, performance of the contract with the referrer.
To secure the service, prevent abuse, measure provider costs, understand which product functions are useful, improve reliability and usability, and manage B2B relationships: our legitimate interests, balanced against affected rights.
To keep accounting, tax, compliance, and dispute records: legal obligations and establishment, exercise, or defence of legal claims.
To load optional Umami audience measurement or Crisp support chat: your separate consent to each purpose, which can be withdrawn through Cookie settings without blocking the core service.
To send optional product news and tips: consent given with the unticked box at registration, which can be withdrawn at any time. We do not treat a pilot application or a registration as consent to marketing. An email address that has not been confirmed receives only the confirmation email and the password-reset or account notices it triggers.

4. Providers and transfers

We disclose data only where needed to operate the service, comply with law, protect rights, or complete a business transaction subject to appropriate safeguards. Current service providers may include OVHcloud for hosting and our self-hosted Umami analytics, Supabase for production PostgreSQL and Neon for the retained pre-migration database, Cloudflare for R2 storage and Turnstile security, Clerk for administrator authentication, Zoho Mail and Resend for email delivery, Stripe for payments, Crisp for optional user-initiated support chat, and OpenAI and fal.ai for AI image and video processing.

Some providers may process data outside the European Economic Area. We rely on an adequacy decision where available or contractual safeguards such as the European Commission's standard contractual clauses and the provider's data-processing terms. Provider locations and subprocessors may change; the DPA explains the notice process for material changes.

OpenAI states that API data is not used to train its models by default. Depending on the endpoint and account controls, provider abuse-monitoring logs may retain submitted content for up to 30 days. Customers should therefore avoid unnecessary personal or confidential information in images and prompts.

5. Retention schedule

We keep personal data only as long as needed for the stated purpose, then delete or irreversibly anonymize it unless law or an active dispute requires longer retention.

Unsuccessful or inactive pilot applications: up to 12 months after the last meaningful contact.
Business relationship and support records: for the relationship and up to 24 months afterward, unless needed longer for a claim.
Workspace content and AI outputs: while the workspace or invitation is active; normally deleted from active storage within 30 days after expiry, revocation, termination, or a valid deletion request.
Self-serve trial content: if an organization that registered online never subscribes, its uploaded and generated content is deleted 90 days after the end of its trial without activity, after a warning where its email address is confirmed. The account itself is kept until it is deleted.
Account registration and consent records: for the life of the account and up to 24 months after its deletion, to prove what was accepted or consented to.
Signup statistics: up to 180 days; they contain no name, email address or raw IP address.
Referral records: for the referral relationship and the commission period, and longer where a commission was paid, for the accounting retention period below.
Deleted or expired content in encrypted backups: overwritten through the backup cycle, normally within 90 days.
Session and invitation data: until expiry or revocation, then retained only where necessary for security and audit records, normally no longer than 12 months.
Security, request, and error logs: normally up to 12 months, or longer where required to investigate an incident.
Generation usage and cost records: normally 24 months; aggregated records that no longer identify a person may be kept longer.
Workspace page and feature-use events: up to 180 days; they use fixed categories and are not linked to prompts or media content.
Invoices, accounting, VAT, and legally required records: for the applicable Belgian statutory retention period, currently ten years. Invoice records are kept even when the related account or organization is deleted.
OpenAI processing copies: subject to the provider controls described above, potentially up to 30 days after an API request.

6. Your rights

Depending on the circumstances, an individual may ask for access, correction, deletion, restriction, portability, or object to processing based on legitimate interests. Consent can be withdrawn without affecting earlier lawful processing. We may need to verify identity and may direct a request to the customer where that customer is the controller.

Send requests to hello@aztechnologies.be. You may also complain to the Belgian Data Protection Authority at dataprotectionauthority.be. We do not use Renovae data for solely automated decisions that produce legal or similarly significant effects on individuals.

7. Security and incidents

We use measures intended to protect data, including scoped access, hashed invitation/session tokens in the database, secure cookies, provider access controls, and separated storage. No internet service is risk-free. Customers must control who receives invitation and publication links and notify us promptly of suspected compromise.

8. B2B service and changes

Renovae is intended for professional users and not for children. We may update this policy when the service, providers, or law changes. The current version and effective date will remain available here.